タスク管理の基本
仕事のやり方(タスク管理)で、基本的なことが疎かになってる人があまりに多いので、ちょっと説教臭いけどメモっときます。
● 即座に対処・クローズ出来るタスクはその場で片付ける。溜めるとその分、タスク管理の工数が増えるし、精神衛生上良くない。(メールの即レスが良い例)
● 即座に対処・クローズ出来ないタスクは必ず何か外部記憶に残す。ToDoリストでもメールを未読にするでも予定表でも。外部記憶に残すことで、記憶から消し去り、脳のリソースを「考える」ことに集中出来る
●自分だけでなく相手がするタスクも管理する。依頼してそのまま放置して遅延した場合、放置した方にも責任がある。督促されない借金は返済義務がないのと同じ。
●未完了タスクは(相手側も含めて)定期的にチェック・トレースする
●やる必要のない、もしくは自分よりも他者がやった方が良いタスクを引き受けない
●タスクの優先度
①重要度が高く納期が迫っているもの
②短時間で完了出来るもの
③後続タスクがあるもの
④重要度の高いもの
ここでミソなのは、①のケースを除いて②を優先すること。
陥りがちなのは②よりも他を優先させて、未完了タスクが溜まってしまう状況。
この優先度でもタスクが溢れる様ならキャパオーバーなので、オーバーする前に他人に振るかタスクを削る。
… この超基本を抑えるだけで、仕事の効率が上がる人がとっても多いと思います。